【属人化は辞めよう】属人化がもたらすメリット・デメリットとは

こんばんは、くらげです٩( ‘ω’ )و
今回は属人化がもたらすメリット・デメリットについて書いていこうと思います。

また今回もわたしの主観が入っているものとなります。
ご理解いただければと存じます。

属人化とは

企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない状態になることを意味する表現のこと。また、属人化の対義語は標準化。

企業によってさまざまですが、いくつか理由があります。

業務が多忙になってしまうと、早く終わらせようと多少無理をしてでもスピード重視になってしまいます。自分のペースで業務を片付けてしまい、結果的に自分しかノウハウが溜まらず、属人化が出来上がります。最も多いパターンです。

求められるレベルが高い業務が属人化につながりやすいです。一定仕方がない部分でもあります。
いかに対応できる人材を確保するか、また育成できるかにかかっています。

この業務は○○さん、この担当は○○さんと組織的に決め付けている場合があります。
全ての業務を理解した方が良い、とまでは言いませんが、属人化を加速させる一方です。

自分の社会的立場を守りたい、他の人から業務を取られたくない、と考え周りにノウハウを展開せず業務を完結させる人がいます。ごく稀にはなりますが、周りの成長機会を奪うきっかけとなりますので注意が必要です。

ここでは属人化のメリットを書いていきます。

この業務は○○さんしか出来ない。○○さんが対応したら成功するに間違いない。
と実力が認められれば会社から必要とされる存在になります。

業務が属人化することで、属人化した業務のスペシャリストになることが出来ます。
また経験や年数を積むことで、ノウハウが蓄積されます。自分のスキル・価値が上がるのであえて属人化させる人もいます。

ここからは属人化のデメリットを書いていきます。

業務が属人化すると体調不良などで休むことが出来ません。仮に休んでしまった場合、属人化しているので代わりに対応できる人がいません。
業務が滞ることはもちろん、会社にも損失を与えてしまいます。

担当者以外が業務を理解出来ておらず、突発の対応が出来ません。担当者に依存する会社となります。

担当者以外が業務を学ぶ機会を失い、一生育ちません。
そのため、担当者は周りが育たないため、ずっと苦しいままです。

中には属人化が必要な業務もあります。

わたしの会社では、特別な承認権限が必要なものは数名しか対応できないようにしています。
誰でも承認作業が出来てしまうと、管理上の観点から会社的によろしくありません。
そういう場合は、あえて扱える人数を最小限に留めるようにします。

以前は1人だけが権限を持っていたのですが、属人化をやめるため、現在は2名選抜し、体調不良など突発の休みに備えています。

業務マニュアルがあると便利なことが多々あります。
業務の標準化はもちろんですが新入社員の研修でも代用でき研修資料の作成は不要です。

チームで業務を行っている場合は、定期的に対応範囲を入れ替え、別の人の業務を行ってみることが大切です。

今後のために自分の分身を作る！という意味もありますが、他人の業務を行うことで強制的に視野を広げることも出来ます。

以上が属人化についてとなります。

個人的に属人化はオススメできません。

個人スキルの特化も必要ですが、いかに強い人材を育て上げるか、にかかっていると思います。

誰でも同じ業務レベルを、ミスなく遂行できる組織こそが強くなると思っているからです。

（個性を捨てろ！という意味ではないですよ！w）