こんばんは、くらげです。
みなさんは仕事中に「もうキャパオーバーだ」「これ以上はしんどい」などと思ったことはありませんか。
自分のレベルに合っていない難易度の仕事や処理できない業務量を抱えてしまった時など精神的に追い詰められ、身体的にもキツくなってしまいます。
キツい状態が長期的に続くと気持ちの余裕がなくなり、生産性の低下や、最悪の場合体調を崩してしまうことも。。。
今回はキャパオーバーになってしまったときの対処法について書いていきます。
キャパオーバーとは
キャパオーバーになってしまう要因と対策
やらなければならない業務量が多い
1日の勤務が8時間と仮定しましょう。
8時間の業務がどう考えても終わらない、一人に対して割り振られるものが多すぎると処理が追いつかずキャパオーバーを引き起こしてしまうことも。
人間は1度に複数のことは行えません（中には行える人もいますが稀です）
8時間を使っても業務が終わらない場合は、持っている業務に対して優先度をつけてあげましょう。
今やっている業務は、果たして今やるべきなのか。
「もっと優先度の高い業務があるのではないか」など考え、緊急かつ重要度の高いものから処理していきましょう。
順位付けしていくと、別に明日でも良いものがあったりします。
定時前や別の業務がある場合も依頼されたからと優先順位をつけずにやろうとすると誰でもキャパを超えてしまいます。
業務に着手する際は、闇雲に取り組むのではなく、何をやるべきか考え行動しましょう。
1人あたりの対応範囲が広すぎる。
会社にはいくつも業務があります。
その業務を社員全員で無理なく均等に対応することが理想です。
管理者にありがちですが、1人でいくつもの業務を兼務すると、その分業務の範囲幅が広くなります。
管理者なら尚更、仕事に対しての責任ものしかかってくるため、比例して責任も重くなっていくのです。
自分なりに優先順位をつけ、上手く対応できるのであれば問題はありませんが、それができずにいるとキャパオーバーになってしまい、精神的にも身体的にもかなりの負荷がかかってしまいます。
社員全員がストレスを感じない環境を作る、は言い過ぎかもしれませんが出来るだけ負担が平らになるよう、無理のない範囲で適切な業務範囲を振り分けられると良いと思います。
仕事量に関わらず依頼されたものを全て対応している。
依頼される仕事を全て1人でやり切ろうとする方が一定いらっしゃいます。
1人で対応が可能であれば問題ないかと思いますが、すでに業務が溢れている場合でも受け続けてしまうと負荷ばかりかかってしまいます。
効率もよく動けており、業務スピードも問題なし。
しかしながら8時間で対応できる量が超えているとなれば、自然と業務時間を長くするしか解決方法がありません。
残業で補うことに対してネックを持っていなければ問題はないかと思いますが、一般的に残業だらけは好まれません。
優先順位を加味した上で、その業務は本当にあなたしか対応できないのか、他に手が空いている人でもダメなのか考えましょう。
「業務を放棄しろ」という意味ではなく、適切な業務量を適切な人数で対応する、意識が大事だと思います。（もう実施しているよ！という方は申し訳ないですが…）
仕事に対してのスキルが足りていない。
そもそもの話になってしまいますが、与えられた業務・やらなければならない業務に対しての技術・スキルが伴っていない場合があります。
技術・スキルが伴っていないと業務を処理する時間が膨大にかかるばかりか、ミスなく仕事を完了させることも難しくなってくるでしょう。
またミスが発生すると、ミスの修正・チェック者の負担が増え、仕事が増えていく可能性もあります。
すぐに解決する方法としては、適切なスキルを持った人にお願いする、がベストです。
しかし、その方法だと一時的な解決はできるものの中長期的な目線で考えてみると、仕事が属人化してしまう可能性が出てきます。
以前の記事でもお伝えしましたが、属人化がもたらす副産物は「会社としての質」も下げてしまいかねません。
そのため、その場しのぎで「技術・スキルがある人」に業務をお願いしても、その後は誰でも対応できるように
と、「誰でも同じ質の業務ができるよう」に環境を整えていきましょう。
1人のスキル・技術が特化するよりも会社規模で物事を考えると、たくさんの人が同じ質の技術・スキルを有している方が効率よく仕事を処理できます。
何かしら精神的に負荷がかかっている。
理由はいくらでもあるかと思いますが、代表的なものを抜粋しました。
かと思います。
通常であればこなせる仕事も精神的に負荷がかかっていると100%の力を発揮できないことがあります。
出来るだけ仕事中はパフォーマンスを上げられるよう環境を整えることに注力してみてください。
いかがでしょうか。
今回はキャパオーバーが原因で「仕事を辞めたい」と思ったときの対処法について書いてみました。
複数重なることで精神的・身体的に参ってしまうことが多々ありますので、何事も自分の中での限度を超えないよう、気をつけましょう。
コメント