【コミュニケーションの基本】報・連・相(ほうれんそう)を理解しよう

自己啓発
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こんばんは、くらげです٩( ‘ω’ )و

今回はビジネスマナーの基本、報・連・相について記載します。
わたくし会社ではチームリーダーとしてマネジメントを行う立場。

「報連相」をされる(受ける)立場として、正しく出来ている人とそうでない人の差はハッキリとわかるものです。

社会人なら誰しも一度は聞いたことのある報連相。基本のビジネスマナーを侮るなかれ。

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具体的にどのようなものか理解し、正しく実践しましょう!

プロフィール設定
・あなたは営業事務のスタッフです
・課長から新規開拓に向けた営業資料の作成を依頼されています
・対応期日は5営業日以内です

以上の設定を踏まえた上で、まずは【報告】から見ていきましょう!

報告とは:途中経過や今後の見通しなどの報告。

  • 『なにの途中経過か』
  • 『抽象的すぎないか』
  • 『見通しの根拠はあるか』
新規開拓営業用の資料ですが、現在7割程度完成しています。
今営業1課に昨年の実績データの提出を依頼しているので、回答をもらい次第残りを完成させます。本日の午後までにデータ提出が可能との連絡がありましたので、遅くとも明日中には提出できます。

依頼されてる件ですがほとんど終わってます。明日ぐらいには提出できそうです。

・何についての報告かを冒頭で伝える
・進捗具合は定量的に!
※悪い例の『ほとんど』は人によって、それぞれ捉え方が違います。

※定量的:物事の様子または変化などを数字に直して分析するさまを意味する語。

連絡とは:自分の意見や憶測を含めない関係者への状況報告。

簡単に言ってしまうと『周知』です。
自分の意見や憶測を含めない、を徹底しましょう。

営業1課に依頼している昨年の実績データですが、本日の提出が難しいと共有がありました。提出目処を確認中です。
営業1課に依頼している昨年の実績データですが、想定より時間がかかるみたいで。
おそらく明日くらいには貰えそうです。

・あくまで事実を周知すること
・憶測を含めずに、事実だけを簡潔に。

 

 

相談とは:自分だけで業務上の判断が困難なとき、上司に意見を聞く。

報告・連絡までは出来る人が多いですが、相談は社会人でも、大半ができていません。
(ひどい人はただの愚痴になってしまっていることも)

肝は『上司に意見をきくこと』なので、『上司に判断丸投げ』ではいけません。

今回は営業という設定です。

〇〇社より、納品された商品が間違っていると連絡がありました。
ただ納品が2日前なので返品交換の期日を過ぎており…。先方かなりお怒りで、何かしらの補填をするよう要求されています。支払いや今までの関係性から見て優良取引先のため、次回請求の割引で対応しようと思っているのですが、どのような対応が適切でしょうか?
〇〇社より、納品された商品が間違っていると連絡がありました。
返品期日過ぎているので、先方お怒りで補填を要求されてます…。

・相談している理由を簡潔に述べる
・自分の対応案や『自分はこのように考えている』という部分を伝える
・上司に『何をしてほしい・何を判断してほしい』かを的確にする

 

いかがでしょうか?

自分の行動を振り返り、悪い例での報連相を行っていたら、
今日から正しい報連相を行いましょう!

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