こんばんは、くらげです٩( 'ω' )و
最近はマニュアルについての記事を頻繁に書いている気がします。
今回はマニュアルが完成されていると、どのようなメリットがあるのか紹介させていただきます。
大半の人は「面倒くさい…！」と思うかもしれませんが、マニュアルを作ることの重要性とメリットを知ると、もう作らずにはいられないはずです。
具体的なメリット
業務の標準化ができる。
何より業務の標準化ができます。
作業者によって異なる対応を行い、業務品質を損なわないためにもマニュアルは重要です。
また『その人しか知らない』属人化してしまった知識・スキルもマニュアルに落とし込むことで長くナレッジの蓄積・継承ができます。
この人しか出来ない、この人が休んでしまったらどうしよう…など人に左右される組織は望ましくありません。
出来るだけ全員の知識・スキルが等しくなるよう、環境から整備していきましょう。
業務でのミスが発生しにくく、改善しやすい。
マニュアル通りの作業を実施してもらうことでミスの発生件数が大幅に減ります。
うっかりミスや対応漏れなども、マニュアルを見ながら行えば防げることが多いです。
万が一ミスが発生しても『その人独自の』手順などで行っていたことが原因でミスが発生したのか、そもそもの手順に問題があるのか、などミスの本質を見抜き改善に着手しやすいというメリットがあります。
人間誰しもミスはしてしまうものです。
出来るだけミスが起こらない対策を行い、それでもミスが出てしまったらそこからPDCAを回して再発防止に努めればOKです。
マニュアルがあれば対策も立てやすく、爆速で改善できます。
研修コストを大幅に削減できる。
『これを見れば業務ができる』レベルのマニュアルを作ってしまえば、研修コストを大幅に削減することができます。
研修自体も業務マニュアルに沿って行い、またOJTも業務マニュアルを元に行う事により、
上記のようなメリットを活かし、業務習得をスタートすることができます。
また、新入社員がマニュアルを見て理解できないところは、『マニュアルとして分かりにくいところ』である可能性が高いので、加筆修正を行い精度をあげましょう。
一度マニュアルが完成したら他チームから見てもらうことで、分かりやすいマニュアルなのか判断可能です。
基本があれば応用もできる。
基本の流れ・基礎をマニュアルに記載することにより、突発的なイレギュラーが発生しても応用が効きやすいというメリットもあります。
突発的なイレギュラー事案を都度マニュアルに記載するのは難しいですが、基本をしっかりと明示しておけば誰でもイレギュラー判断が出来る状態に持っていけます。
イレギュラー案件のデータを別で取っておくと、2回目以降の対応が楽になるため、マニュアル以外にも準備できる余裕があればイレギュラーリストも用意しておきましょう。
いかがでしょうか？
1からマニュアルを作るのは面倒ですが、準備できれば何かと便利です。
ぜひ時間を見つけて作ってみてください。
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