【業務効率化】具体的な方法について

こんにちは、くらげです٩( 'ω' )و

最近、リーダーミーティングで会話にあがった言葉。

「仕事が丁寧だねって褒めた時に、そこから業務効率化を測ってもっと成長するか、単に仕事が丁寧な人で止まるか。そこって結構評価の分かれ目になるんだよな。」

ということで、今回は皆さん嫌というほど取り組んでいるだろう業務効率化についてがテーマです。

『業務効率化って、具体的に何すればいいの？』を解決出来るように、業務効率のスタートからゴールまで説明していきます！

具体的な業務効率化の方法とは

まずは、自分たちの業務を可視化してみましょう。

可視化することで今までなんとなく実施してきたけど実は無駄だった業務がわかります。

よくありがちなのがチェックの手順。

「ここのチェックが通ってるんなら、これは見る必要がないんじゃない？」

という風に、順番が違うだけで重複したチェックをしていることも。

一度すべての業務を書き出してじっくりと見てみましょう。

棚卸しした業務の中にはルーティン（習慣）で行っている業務もあるかと思います。

週次、月次、中には日次で行っている業務もあるでしょう。

『今までそうしてきたから』ではなく『なぜこの頻度で行っているか』の背景を見直し、頻度を落とせるものは落として見ましょう。

今までみんなが毎日やっていたから、という理由も少なからずあるかと思います。

棚卸しした業務の中で、実は他チームが担うべき業務は紛れていませんか？

営業だったらじつは営業事務が、反対に営業事務でも営業がやるべき仕事などは紛れていませんか？

「結局工数が他チームに移動するだけでゼロサムじゃない？」と思われるかもしれませんが、やるべきチームがやるべきことを行うことで精度も上がり、会社全体としての業務効率化は上がります。

広い視野を持ち、会社全体での効率化を考えられるとGOODです（視野についてはこちら！）

反対に「◯◯の業務をAチームが対応してくれてるけど、結局私達が最終チェックするから最初から私達がしたほうが良くない…？」など、自チームが本来やるべき業務も見えてきます。

その際に受入が可能な様に業務の適材適所を行いましょう。

RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションの略で、ズバリ自動化です。

各ツールに作業を記憶させ、人を介入せずとも出来る業務は自動化をすることで業務効率化につながるだけでなく、ミスの軽減も期待できます。

FAX書類をPDF化するだけ、いつも同じところからダウンロードしたものを決められたフォルダに保存する…など、人の判断やチェックが介入しないものはどんどん自動化してしまいましょう！

紹介した1～4を実施したあとに、以下の効果測定を必ず行いましょう！

・ミスの増減

・成果の増減

・質の変化

もし業務効率化を測ったはずなのにミスが増えた、成果が減った、業務の質が落ちたなどであれば本末転倒です。

どのフローの何が原因で、まで突き止めて改善していきましょう。

いかがでしょうか？

最後に、業務効率化は一度にたくさん実施するのではなく1つの業務・フローから実施しましょう。

現場が混乱してしまうこともありますし、効果測定を正しく行えない可能性もあります。

少しずつ、だが確実な業務効率を行いましょう。