こんばんは、くらげです٩( 'ω' )و
とうとう梅雨入りしましたね(´・ω・`)
湿気が嫌いなので、毎
さて今回は、標準化の基本であるマニュアルの作り方についてご説
マニュアルとは
初心者が『それに沿って対応するだけで』業務ができる手引書です。
言い換えると『初心者が見てわからない』マニュアルはマニュアルと言えません。
こういったところを確認していきましょう。
具体的には…
社内用語を使っていないか。
ありがちなミスですが、社内だけで通用する略語や社内用語を記載してはいませんか？
初心者が見てわからない言葉で記載していては、いくら体系的にかかれているマニュアルでも『前提』がわかっている人にしか通用しません。
マニュアル作成後、別部署の人や実際に新入社員にマニュアルだけを参考に業務を行ってもらい、どこがわからなかったか、どの言葉の意味がわからなかったか、確認をもらうといいでしょう。
手順がもれなく記載されているか。
手順が抜けているようなマニュアルもNGです。
作成後、ベテラン社員でも構いませんのでマニュアル通りに作業を行い、漏れが無いかを確認しましょう。
細微な部分も漏れなく記載することがコツです。
例えば『インポート中に別タブにて◯◯の画面を開いておく』など、細微な手順も標準化することによってチームの業務品質が向上します。
手順の順番は正しく記載されているか。
手順の順番は重要ですよね。
業務内容はしっかり書かれていても、手順の順番が間違っていると質の高いマニュアルと言えません。
作成後にマニュアル通りに作業を行い、手順が正しく記載されているかを確認しましょう。
最新の情報を記載しているか。
そして最後に、マニュアルは常に最新の情報が記載されている状態にしましょう。
「あ、それに書いてるの今はしてないから～」などはNG！
誰がやっても同じ品質の業務ができるように、常にマニュアルの更新は怠らないようにしましょう。
また標準化について記載した記事があります！
コチラもご覧くださいませ٩( 'ω' )و
在宅ワークで集中し事務作業できる環境である方などは、これを機会にマニュアルの作成に取り組んでみてはいかがでしょうか？
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