【マニュアル展開後】意識して徹底すること

こんばんは、くらげです٩( 'ω' )و

過去2回に渡ってマニュアルについての記事を書いてきました。

今回は、【マニュアルを展開した後に徹底すべきこと】について書いていこうと思います。

マニュアルの利点とは

・業務時のミス防止

・業務引き継ぎの短縮・簡略化

・研修時間の短縮・簡略化

マニュアル作成にはある程度まとまった時間が必要ですが、完成させた時は複数のメリットがあります。

また一つ上のレベルを目指すと「マニュアル作成後」もいくつか気にするポイントがあるのでご注意を！

マニュアルの作り方でも紹介しましたが、常に最新の情報であるためにマニュアルの更新は都度行っていく必要があります。

「まとめて修正しよう」「また変わるかもしれないから放っておこう」など後回しにせずに、変更があれば都度更新しましょう。

後回しにすると、どうしても忘れてしまう恐れがあるため、記憶が新しいうちの変更をオススメします。

また、更新・修正した後は必ずマニュアルを参照している旨をチーム全員に共有しましょう。

マニュアルを徹底しているチームが陥りやすい状況になります。

・「マニュアルに書いてないからわからない」

・「マニュアルが無いから対応できない」

上記のようなチームがあれば、注意が必要です。

【マニュアルに無いもの】
・マニュアルを基本として、応用に対応する。
・マニュアル追加を自発的に行う。

「マニュアルがないから対応できない」といって、全てマニュアルのせいにせず、自らマニュアルを更新する！といった気持ちで取り組めるとベストです。

ぜひ全員の意識を見直していきましょう。

マニュアル通りの作業ができる≠マニュアルがないと作業できないはNGです。

マニュアルを複数人で作成するのは大事ですが、記載の仕方は統一しましょう。

・Aさんが作成するマニュアルは画像が左にあるのにBさんは右にある。

・ですます調、だである調の混同。

・書いている内容の粒度が違う。

複数人で作成すると3点の問題が発生しやすいです。

マニュアル全てを通して、3点が統一されているかチェックしましょう。

統一していることで、作業時のストレスも格段に減り、再度編集するときの工数も軽減することができます。

誰が見てもわかりやすく、かつ業務に変更が出た際は編集しやすい環境づくりを徹底しましょう。

いかがでしょうか。

マニュアルを作って終わり！ではなく、作った後のメンテナンスをしっかり行い、業務効率化を狙っていきましょう。