【社会人必見】会議で気を付けるべきこと

こんばんは、くらげです٩( ‘ω’ )و

みなさんの会社では質の高い会議はされていますか。

今回は会議で気を付けるべきことを書いていこうと思います。

会議とは

関係者が集まって（一定の手続きにのっとり）議題について意見を出し、相談すること。

全員が「会議の目的」を理解できているかがとても重要です。

少しでも目的が違っていたり、そもそもの認識が誤っていると適切に会議が進みません。

求めている答えも出てこないでしょう。

会議を行う前は事前共有として会議の発案者がなぜこの会議を行うのか「目的」をしっかりと伝えるようにしましょう。

開始時間、終了時間を明確に定め、時間通りに会議を進行できるようにしましょう。

1人でも遅れてくると会議が会議が始められなかったり、時間を超過してしまうと次の業務に支障が出てしまったり、、、

決してプラスなことはありません。

全員の時間を使い、会議を行うという意識を大事にしましょう。

せっかく関係者で集まっている会議です。

有意義なものにするため「資料を読み上げる」だけの会議にはしないよう心がけましょう。

会議をせずとも、資料を読むことは出来ます。

決めなければならない項目に対して徹底的に議論、意思決定を行う場にしていきましょう。

人数が多くなったり、影響力の強い人が多くなると人間は無意識のうちに萎縮してしまいます。

結果的に、一部の影響力が強い人の意見に引っ張られ会議が終わることも。

誰でも発言できる仕組み作り・環境づくりを意識し、全員が納得感のある会議にしましょう。

いろいろな人の意見を聞くことで状況が一変することもあります。

議論が白熱すると、どうしても本来決めなければならない項目から論点がズレてしまうことがあります。

議論している本人は、話している内容で頭が一杯になっているため、周りが論点を戻してあげましょう。

一番最悪なパターンは、全く関係ところで議論し、結果何も決まらず時間だけが終わることです。

全員に意見を求める際、論点がズレている・的はずれな回答がくることもしばしば…

そのような時は相手の意見を全否定せず「なぜそのような意見となったのか」丁寧にヒアリングしましょう。

その後、間違っていれば適切にアドバイスを行い、物事の考え方をレクチャーするべきです。

いかがでしょうか。

最近は会議が多く、わたし自身も気を付けなければならない…と感じることが多々あります。

ぜひみなさんも上記項目を意識してみてください。