【社会人必見】アウトプットの重要性

こんばんは、くらげです٩( ‘ω’ )و

今回は社会人では必須スキルとなる、アウトプットの重要性について書いていきます。

アウトプットとは

社会人になると「自分の意見を言いなさい」「発信を心がけなさい」と指示されることが多く、研修担当者も「ちゃんと教えているのに何で適切なアウトプットをしないの？」とついイライラすることも。

しかし、よくよく話を聞いてみると具体的なアクション方法を教えられていないことが多いです。

今回はどのようにアウトプットすれば良いか。気をつけるべきことを書いていきます。

アウトプットで気をつけるべきこと

誰に伝えるのか、何を伝えたいのか明確にする

アウトプットするには、何事も明確にすることが重要です。

自分の仕事内容を他者に説明するとします。相手によって話す内容も変われば、使う専門用語も変わってきます。

同じ仕事を行っている同僚であれば、ある程度難しい専門用語も使っても問題ありません。

基本的な業務説明も省略でき、より具体的な話をすることが可能だからです。

そのため、比較的簡単にアウトプット出来るでしょう。

業務未経験の新入社員には、社内共通の専門用語を使うと意思疎通が急に難しくなります。

それは業務的な知識が浅く、経験がないためです。すごく当たり前なことですね。

初めから具体的な業務内容を説明したところで、ピンとはこないでしょう。

相手が誰になるのか、また伝えたい内容は何なのかを明確にすることでアウトプットの内容は全く変わってきます。

事例と合わせて背景まで伝える

昨日のインプット記事にも記載しましたが、アウトプットでも背景まで伝えてあげることです。
気になる方はこちら！

「なぜこの発言を行ったのか」背景を添えてあげることで、相手の理解力がグッと向上します。

相手は物覚えも早くなり、かつ定着度が増すので、一度学んだことは忘れにくくなります。

背景を理解することが出来ると思考するための材料が揃うため、自発的に行動できる人材が育ちます。

赤枠①だと指示通りに営業資料を作るでしょう。

背景がしっかりと伝わらないため、工夫が施されていない資料が誕生します。

この時に「指示通りにしか動けない」と文句を言う管理者もいますが、それは背景まで伝えられていない管理者の責任でもあります。

青枠②だとなぜ資料を作らなければならないか、背景まで添えてあります。

たった一言添えるだけで作成者は

と自分なりに考え、指示に沿った資料を作ることが可能です。

順序立ててアウトプットする

アウトプットは「相手に伝えたいことが伝わること」が原則です。時と場合によりますが、研修で説明を省き、答えだけ教えるはNGです。

伝えたいことは伝わっているか、都度確認を入れ、全員が同じ認識で理解できるよう順序立てることを意識しましょう。

マイナス発言をやめる

アウトプットをするタイミングは研修や共有会以外にも、同僚と話す・世間話も含まれます。

仕事中のマイナス発言（疲れた・面倒くさい・他人を卑下する）は自分の評価も下がりますし、周りに悪影響も与えます。マイナス発言をして得をすることはないので控えましょう。

主観を入れ過ぎない

ものごとを発言するときに主観を多く交えて話す人がいます。

発言者の主観によって聞き手の考えが誘導される恐れがあるので、主観を頼りにアウトプットするのはやめましょう。

わたしの経験上、発言者の主観が入りやすく、かつ誘導されやすいアウトプットはクレーム報告です。これは断言できます。

基本的にお怒りの状態で連絡してくることが多いため、クレームを受けた本人は焦りが生じます。「なぜ怒っているのか」具体的な原因を探ることができないまま、自分の主観を頼りに判断しがちです。

よって報告する際は

このような主観しか入っていない報告の出来上がるのです。

主観は個人ごとの感覚で捉え方に差が生じます。しっかりと伝えたいことを伝えるため、主観は出来るだけ取り除くアウトプットを心がけましょう。

アウトプットの重要性

アウトプットを行う上で、上記5つを心がけてみてください。

必ず意識して欲しいことは、誰に何を伝えたいのか明確にする。

ものごとの背景まで理解し、自分が背景を理解できたように相手にも理解できるよう順序立てて説明する。またアウトプット時に主観を入れ過ぎず、事実をもとに話すようにしてください。

基本的にこの5つを理解している人は説明が上手だったりします。

日常会話・プレゼンテーション・業務説明など複数の場面で使えるスキルなので、ぜひ自分のアウトプットはわかりやすいか、意識して振り返りを行ってください！