【ビジネスメール】一般常識を身につけよう

こんばんは、くらげです٩( 'ω' )و

みなさんは仕事上でメールのやり取りを行いますか。わたしの会社では業務内容にもよりますが、1日に1人数十通のメール対応を行っています。

今回は一般的なビジネスメールについて書いていこうと思います。

ビジネスメールとは
ビジネスメールで気をつけること

ビジネスメールとは

社内外の関係者と文字を使って交わすビジネスに関するコミュニケーション。
報告連絡相談など、ビジネス関連の全てのやり取りがその対象。

ビジネスメール：仕事に関連したメール。会社としての責任が問われる重いもの。
プライベートメール：仕事に関連したメール以外。責任は個人にあり、発言は自由。

このような認識であれば問題ないでしょう。

ビジネスメールで気をつけること

・用件を詰め込みすぎない。

・相手の目線に合わせる。

・相手に対して失礼のないように心がける。

用件を詰め込みすぎない。

基本的には1通の中で〈1件〜2件〉が適切だと言われています。

1つのメールに複数用件を入れてしまうと

内容を理解することに時間がかかる。
メール対応が長くなる（相手の時間を取らせてしまう）
単純に見逃しをしてしまう可能性がある。

と、オススメ出来ません。

できる限り用件を少なく、かつ簡潔に記載することを推奨します。

相手の目線に合わせる。

ビジネスメールにおいて、理解しやすい内容に噛み砕くことは重要です。

中には、社内用語・専門用語・感覚を表す表現を使っている人も。

対面で話すことが出来ない分、相手と自分の認識が揃うようにメールを書きましょう。

・架電履歴を調べてみます。

・たくさんの参加をいただいています。

・弊社のサービスは大人数の方に満足いただいています。

・通話履歴を調べてみます。

・約200人のご参加をいただいております。

・弊社のサービスは加入後8割のお客様に満足いただいてます。

相手に対して失礼のないように心がける。

自分では丁寧なメールを送っているつもりでも、無意識に失礼なメールになっていることも…

少しだけ深堀りしていきます。

NG	OK	理由
メール内に「御社」	メール内では「貴社」	・話し言葉：御社・書き言葉：貴社貴社は同音異義語が多く存在するため。 ※記者・汽車・帰社
拝見させていただきました	拝見しました	二重敬語のため。「拝見する」は「見る」の謙譲語、「いただく」も謙譲語。敬語が重なると捉え方によっては馬鹿にされているように感じる。
お体ご自愛ください	ご自愛ください	「自愛」はこの言葉自体に「体を大事にする」という意味が含まれる。「お体ご自愛ください」では「体」が重複している。
了解しました	かしこまりました承知しました	「了解しました」は「了解」に「しました」をつけた丁寧語。部下や同僚に使う場合は問題ありませんが、目上の方やお客様には失礼にあたります。
大変参考になりました	大変勉強になりました	「参考」という言葉は”自分の考えを決める際の足しにする”という意味。目上の人やお客様には失礼にあたります。
取り急ぎ○○まで	まずは、○○申し上げます	「取り急ぎ」には「説明を省略し用件だけを伝える」という意味があり、同僚などには使っても問題ないが、目上の人、お客様には失礼にあたります。
なるほど	仰る通り	「なるほど」は相手の発言を見下す印象を与えるため。
大丈夫です	問題ございません	間違いではないものの、不適切な発言です。目上の人やお客様相手に使うと少し上から目線となる。